1. Desabilite licenças de software desnecessárias

Licenças geralmente são caras e, se não são mais utilizadas, podem significar centenas ou milhares de reais em investimento sem retorno. É possível fazer uma revisão das licenças para poder negociar acordos de pagamento por uso e evitar concessões renovadas sobre um software que não é mais tão utilizado. De acordo com estimativas, se forem comparados os valores dos softwares adquiridos com o quanto eles realmente são utilizados, é possível aplicar esses recursos em negociações de contrato com fornecedores de softwares e serviços, e trazer um corte de gastos com licenças de software de quase 25%. Certifique-se também de proteger sua empresa contra problemas de licenciamentos dispendiosos que surgem a partir da virtualização.

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2. Invista em Hardware novo

Apesar dessa dica parecer um pouco controversa (já que ela propõe um investimento), o custo total de propriedade (TCO) do computador de um colaborador não significa apenas o custo do equipamento em si, mas também o custo de energia para mantê-lo ligado e para resfriá-lo. Se adicionarmos os equipamentos do Data Center à conta, os custos podem ficar realmente maiores. E por que um investimento em novos hardwares é uma boa dica? O investimento em novo Hardware faz sentido, pois ele pode cortar os custos com energia pela metade ou até mais do que isso, ou seja, essa economia não significa apenas gastar menos dinheiro, mas também criar um ambiente sustentável dentro da empresa. Uma das formas de descobrir quais custos reduzir e como fazer isso é treinar a equipe de TI para encontrar o que é possível melhorar com relação aos equipamentos. Ao encontrar esses pontos, será mais fácil resolver a situação e reduzir alguns custos.

3. Nivele a companhia

Ao invés de ter uma pessoa gerenciando cinco ou seis colaboradores, diminua o número de gerentes e deixe que os executivos de TI da sua empresa gerenciem vinte colaboradores por exemplo. Uma empresa mais nivelada pode ser muito mais eficiente. Geralmente, os custos com pessoal representam quase metade de um orçamento comum de TI, segundo Barbara Gomolski, vice-presidente da Comissão de Finanças de TI e equipe de gestão da força de trabalho na Gartner Inc. "É claro que testes devem ser feitos, mas se os processos de sua empresa requerem um grupo menor de pessoas trabalhando sob a gerência de um único executivo, talvez algumas soluções podem ser uma boa opção." As novas tecnologias de Colaboração e aplicativos, por exemplo, facilitam reuniões de projetos, de organização de metas, entre outras pautas, possibilitam que a empresa tenha um grupo maior de pessoas trabalhando sob a gerência de um único executivo, sem perder a eficiência, basta alinhar as necessidades de cada departamento da companhia com o departamento de Tecnologia da Informação. Dessa forma, as tecnologias de Colaboração podem ajudar bastante na redução de custos com colaboradores.

4. Crie um plano para dispositivos móveis

Apesar do grande avanço das soluções de BYOD (“Bring Your Own Device”), em tradução livre, significa “Traga seu próprio dispositivo”, o que na prática a empresa permite que você utilize seus próprios dispositivos para acessar informações corporativas. Os exemplos mais clássicos são os smartphones e os notebooks, em outros casos podemos pensar no seu computador pessoal, que esta em sua casa e com o qual você pode acessar a rede da empresano mundo corporativo, mas ainda existem algumas empresas que optam pela compra de equipamentos para seus colaboradores. Se esse for o caso, monte um planejamento amplo de todos os dispositivos móveis necessários para os colaboradores da empresa e faça cotações antes de comprá-los. Isso ajudará muito a economizar com alguns gastos. Crie pacotes corporativos de equipamentos e de planos de dados, isso custará menos e terá um valor definido para que o departamento financeiro. Ahh, não se surpreenda com valores maiores do que o planejado ou imaginado por não ter equipamentos prórpios.

5. Instale unidades de Videoconferência

Existem algumas vantagens na utilização de tecnologias de videoconferência como a economia com viagens e deslocamentos, melhoria nos recursos de comunicação entre as equipes, colaboradores e clientes. É possível também escolher o nível de qualidade na transmissão do vídeo em função da banda de Internet disponível, configurar de forma rápida os recursos, acessar rapidamente e com segurança informações de qualquer lugar. Isso tudo facilita muito a vida dos executivos e diretores da empresa. É provável que eles escolham utilizar as tecnologias de Colaboração, como aplicativos de videoconferência de forma mais constante, para resolver situações internas e fazer reuniões com fornecedores e clientes com eficiência, aumentando a produtividade do dia de trabalho e diminuindo a correria e o estresse. Por isso, se essas tecnologias passarem a ser utilizadas com frequência na empresa, faça reuniões com o CIO e estude a instalação de equipamentos para videoconferências. A longo prazo, a compra desses equipamentos é mais rentável que o aluguel deles.

6. Virtualize seus servidores

Essa técnica de execução de um ou mais servidores virtuais sobre um servidor físico, permite maior densidade de utilização de recursos (hardware, espaço e etc), além de garantir que o isolamento e segurança sejam mantidos. Com isso, é possível consolidar a infraestrutura de servidores da empresa que pode estar sendo sub-utilizada. Isso ajuda a aumentar a utilização média de recursos do servidor, enquanto diminui o número de máquinas. Na maioria das organizações, consolidar os servidores com Virtualização de Servidores diminui os gastos com eletricidade, consumo de espaço, entre outros.

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7. Defina como e com quais fornecedores trabalhar

Definir apenas alguns fornecedores de tecnologia pode ser uma boa opção para reduzir os custos com TI. Isso porque, se a empresa iniciar um projeto com determinado fornecedor e passar a trabalhar em longo prazo com ele, será possível negociar melhor os preços e o volume de compra. Isso ajuda a empresa a se tornar um cliente de referência para os fornecedores. Não só por mostrar comprometimento com as negociações, mas também pelo profissionalismo que a marca transmitirá. Isso pode trazer benefícios para a companhia, como menores taxas em serviços e produtos de tecnologia. Trabalhar com um número reduzido de fornecedores fará com que eles queiram fidelizar ainda mais o cliente. Além disso, eles também estarão dispostos a recompensar os clientes que participem de estudos de casos ou de programas de lançamentos de tecnologias.

8. Invista na colaboração entre departamentos

O cenário corporativo atualmente se baseia na Colaboração. Por isso, é importante que os profissionais de Tecnologia da Informação trabalhem em conjunto com executivos de negócios e com os clientes da empresa para que a colaboração seja realmente efetiva. A equipe de TI pode ajudar a impulsionar a inovação e pode ser muito mais útil do que apenas fornecer serviços de tecnologia. É essencial que os departamentos da empresa estejam alinhados e que a equipe de TI demonstre a disposição de planejar soluções que melhorem a companhia como um todo. Computação em Nuvem, por exemplo, ou BYOD são algumas das principais tendências que ajudam na inovação tecnológicas das empresas e consequentemente na diminuição dos gastos com Tecnologia da Informação.

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